Base de données clients pour psychologue et psychothérapeute
Un fichier patients bien organisé allège votre administratif : rendez-vous, rappels, factures, liste d'attente. Le tout en protégeant strictement ce que vos patients vous confient.
Fabien CrézéFondateur de Mon Consultant Digital · Nantes, Saint-Nazaire et à distanceOrganiser, sans jamais exposer
Dans un cabinet de psychologue, tout ce qui touche au patient est sensible : son nom dans votre agenda, la fréquence de ses séances, et bien sûr vos notes. Ce sont des données de santé, très protégées par le RGPD et par le secret professionnel.
Une base de données, pour vous, ne sert pas à faire du marketing. Elle sert à gérer les rendez-vous, les rappels, les factures et la liste d'attente, dans des outils sécurisés, avec les notes cliniques bien à part. Je vous aide à mettre de l'ordre et à choisir des outils adaptés aux données de santé.
Ce que vivent beaucoup de psychologues et psychothérapeutes
- Des notes et coordonnées éparpillées entre carnet, téléphone et mails
- Des rendez-vous oubliés faute de rappel
- Une liste d'attente tenue de mémoire
- Des doutes sur la conformité de vos outils actuels
Ce que je mets en place
Des outils simples et discrets, adaptés à votre cabinet, que vous saurez utiliser au quotidien.
Fichier patients administratif
Coordonnées, séances, factures et mode de règlement, dans un outil sécurisé, séparé de vos notes cliniques.
Notes cliniques protégées
Un espace dont l'hébergement est adapté aux données de santé, accessible à vous seul, ou un support papier rangé de façon sûre si vous préférez.
Rappels de rendez-vous
Un message automatique et neutre avant chaque séance, qui ne mentionne ni votre spécialité ni le motif, pour préserver la discrétion.
Liste d'attente organisée
Les demandes en attente classées par date et par disponibilités, pour proposer un créneau dès qu'il se libère.
Prise de contact sécurisée
Un formulaire qui recueille le strict nécessaire pour un premier rendez-vous, sans demander de détails sur la situation.
Règles RGPD claires
Information des patients, durées de conservation, accès aux données et procédure en cas de demande : un cadre simple, écrit noir sur blanc.
Comment ça se passe
On part de votre pratique et des règles de votre profession, et vous repartez autonome.
Inventaire
On fait le point sur vos outils et sur ce que vous conservez aujourd'hui.
Choix des outils
Je vous aide à choisir des outils adaptés aux données de santé, simples à utiliser.
Mise en place
J'organise les données, je règle les rappels et la liste d'attente.
Prise en main
Je vous forme et je vous remets un mémo de vos règles de conservation.
Ce que vous y gagnez
- Moins d'oublis et de rendez-vous manqués
- Un administratif plus rapide chaque semaine
- Des créneaux libérés reproposés sans effort
- Des données patients rangées comme l'exige le secret professionnel
Depuis 2009, je fais grandir des activités dans le digital, notamment comme head of growth chez Gourming, une startup du groupe Le Duff. Aujourd'hui, je mets ces méthodes et l'IA au service des indépendants, avec une approche simple et humaine : moins de temps perdu, plus de clients.
Questions fréquentes
Puis-je envoyer une newsletter à mes patients ?
Je vous le déconseille pour vos patients en cours de suivi. Les données de votre fichier patients ne doivent pas servir à la prospection. Si vous voulez partager des actualités, on crée une liste séparée, ouverte à toute personne qui s'inscrit d'elle-même.
Qu'est-ce qu'un hébergement adapté aux données de santé ?
Quand des données de santé sont stockées en ligne par un prestataire, celui-ci doit disposer d'une certification spécifique pour l'hébergement de données de santé. Je vous aide à vérifier ce point pour vos outils.
Les rappels par SMS sont-ils un risque ?
Ils sont utiles, à condition d'être neutres : une date, une heure, votre nom, sans mention du motif. On demande aussi au patient s'il accepte de les recevoir.
Combien de temps conserver les dossiers ?
Il faut définir une durée et l'appliquer, en suivant les recommandations de votre profession. Je vous aide à formaliser cette règle et à organiser l'archivage, sans inventer de durée à votre place.
Faut-il fermer le cabinet pendant la transition ?
Non. On avance par étapes, en dehors de vos consultations. Selon la quantité de fiches à reprendre depuis l'agenda papier ou vos anciens outils, comptez de quelques soirées à un mois.
Mes autres services pour psychologues et psychothérapeutes
Chaque service fonctionne seul, mais ils sont encore plus efficaces ensemble.
On en parle ?
Dites-moi en quelques mots comment vous travaillez aujourd'hui. Je vous recontacte sous 24 h ouvrées pour un appel gratuit de 30 minutes.