Base de données clients pour formateur et organisme de formation
Entreprises, interlocuteurs RH, participants, devis en cours et sessions passées : un fichier bien tenu pour savoir qui relancer, quand et avec quelle proposition.
Fabien CrézéFondateur de Mon Consultant Digital · Nantes, Saint-Nazaire et à distanceUn formateur gère deux fichiers sans le savoir
Un formateur jongle entre les entreprises qui achètent, souvent via un responsable formation ou un dirigeant, et les participants qui suivent la formation. Sans fichier commun, les devis se perdent, les interlocuteurs changent sans que vous le sachiez et les anciens participants ne sont jamais recontactés.
Je mets en place une base simple qui relie tout : chaque entreprise avec ses contacts, ses devis, ses sessions et ses évaluations, et chaque participant avec ses formations suivies. Le tout avec des relances automatiques et dans le respect du RGPD.
Ce que vivent beaucoup de formateurs
- Des devis suivis dans la boîte mail, sans relance
- Des contacts RH qui changent et qu'on perd de vue
- Des participants jamais recontactés après la formation
- Des informations dispersées entre tableurs, mails et outils administratifs
Ce que je mets en place
Des outils simples, adaptés à votre organisme de formation, que vous saurez utiliser au quotidien.
Entreprises et interlocuteurs
Chaque client avec son secteur, sa taille, ses interlocuteurs, son historique de formations et ses besoins exprimés.
Suivi des devis
Propositions en cours, montant, date de relance et statut : vous voyez votre chiffre d'affaires à venir.
Participants et parcours
Formations suivies, évaluations, besoin de suite ou de recyclage : de quoi proposer la prochaine étape.
Relances automatiques
Relance d'un devis, rappel avant le plan de formation de l'entreprise, recyclage à échéance d'une habilitation.
Conformité RGPD
Données limitées au nécessaire, distinction claire entre contacts professionnels et participants, durées de conservation définies.
Liaison avec vos outils
Formulaires du site et demandes de devis versés directement dans la base, sans ressaisie.
Comment ça se passe
On part de votre façon de travailler, et vous repartez autonome.
Inventaire
On rassemble vos contacts, devis et listes de participants existants.
Outil
Je choisis avec vous un CRM simple et abordable, compatible avec votre gestion administrative.
Mise en place
J'importe les données, je relie le site et je prépare les relances.
Prise en main
Je vous forme pour l'utiliser en quelques minutes par jour.
Ce que vous y gagnez
- Aucun devis oublié
- Des clients relancés au bon moment de leur calendrier
- Des anciens participants qui deviennent de nouvelles demandes
- La tranquillité d'être en règle avec le RGPD
Depuis 2009, je fais grandir des activités dans le digital, notamment comme head of growth chez Gourming, une startup du groupe Le Duff. Aujourd'hui, je mets ces méthodes et l'IA au service des indépendants, avec une approche simple et humaine : moins de temps perdu, plus de clients.
Questions fréquentes
Puis-je utiliser les coordonnées des participants pour leur proposer d'autres formations ?
Ça dépend de la façon dont elles ont été recueillies et de qui est votre client. Si c'est l'employeur, on s'adresse d'abord à lui. On met en place une collecte claire pour la suite.
Mon outil de gestion administrative suffit-il comme CRM ?
Il gère souvent bien les conventions et les feuilles d'émargement, moins la prospection et les relances. On peut le compléter par un CRM léger plutôt que tout changer.
Quel CRM pour un formateur indépendant ?
Un outil simple avec pipeline de devis, fiches entreprise et relances suffit dans la plupart des cas. Je vous conseille sans abonnement surdimensionné.
Combien de temps pour relier contacts, inscriptions et feuilles d'émargement ?
Comptez quelques jours si tout tient dans un tableur, plusieurs semaines si vos contacts sont répartis entre LinkedIn, votre messagerie et votre outil de gestion des sessions.
Que faire des contacts de prospection qui ne répondent pas ?
On les garde un temps limité, on respecte toute demande d'opposition et on les supprime ensuite. Un fichier propre vaut mieux qu'un gros fichier.
Mes autres services pour formateurs
Chaque service fonctionne seul, mais ils sont encore plus efficaces ensemble.
On en parle ?
Dites-moi en quelques mots comment vous trouvez vos clients aujourd'hui. Je vous recontacte sous 24 h ouvrées pour un appel gratuit de 30 minutes.