Base de données clients pour wedding planner et organisatrice de mariage
Couples, prestataires, rétroplannings, échéances d'acomptes et listes d'invités au même endroit : rien ne vous échappe, même avec plusieurs mariages en préparation.
Fabien CrézéFondateur de Mon Consultant Digital · Nantes, Saint-Nazaire et à distancePourquoi un fichier clients change tout
Une wedding planner suit plusieurs mariages en parallèle, chacun avec son couple, ses familles, une dizaine de prestataires, un budget, des échéances et parfois une liste d'invités avec régimes alimentaires et hébergements. Sans outil adapté, tout repose sur des tableurs, des mails et une mémoire impressionnante.
Je mets en place une base simple, adaptée à votre agence : les couples en prospection et leur étape, les mariages signés avec leur rétroplanning, votre carnet de prestataires, et des règles claires pour les données des invités. Le tout dans le respect du RGPD.
Ce que vivent beaucoup de wedding planners
- Des couples rencontrés en salon jamais recontactés
- Des rétroplannings et budgets dans des fichiers séparés
- Un carnet de prestataires dans votre téléphone
- Des listes d'invités conservées sans limite
Ce que je mets en place
Des outils simples, adaptés à votre agence, que vous saurez utiliser entre deux mariages.
Suivi des couples en prospection
Premier contact, rendez-vous, proposition, relance, signature : vous voyez où en est chaque couple et qui relancer.
Fiche mariage
Date, lieu, formule, budget, prestataires retenus, échéances d'acomptes et rétroplanning : tout est au même endroit.
Carnet de prestataires
Lieux, traiteurs, photographes, fleuristes, musiciens : coordonnées, tarifs constatés, disponibilités et retours d'expérience.
Listes d'invités
Réponses, régimes alimentaires et hébergements collectés au strict nécessaire, partagés seulement avec le prestataire concerné, puis supprimés après le mariage.
Conformité RGPD
Consentement clair pour les messages, durées de conservation définies, et des règles simples pour les données transmises aux prestataires.
Recommandations et suivi
Un message au premier anniversaire de mariage, une demande de recommandation au bon moment, avec l'accord du couple.
Comment ça se passe
On part de votre façon de travailler, et vous repartez autonome.
Inventaire
On rassemble vos couples, prestataires et fichiers existants et on fait le tri.
Outil
Je choisis avec vous un outil simple, adapté au suivi de plusieurs mariages en parallèle.
Mise en place
J'importe les données, je connecte le formulaire du site et je prépare les relances.
Prise en main
Je vous forme pour l'utiliser au quotidien, en quelques minutes.
Ce que vous y gagnez
- Plus aucun couple oublié après un salon
- Des mariages suivis sereinement, même en pleine saison
- Un réseau de prestataires toujours à jour
- La tranquillité d'être en règle avec le RGPD
Depuis 2009, je fais grandir des activités dans le digital, notamment comme head of growth chez Gourming, une startup du groupe Le Duff. Aujourd'hui, je mets ces méthodes et l'IA au service des indépendants, avec une approche simple et humaine : moins de temps perdu, plus de clients.
Questions fréquentes
Les régimes alimentaires des invités sont-ils des données sensibles ?
Certains peuvent révéler une information de santé, comme une allergie, ou une conviction religieuse. On les collecte au strict nécessaire, on les transmet seulement au traiteur et on les supprime après le mariage.
Puis-je envoyer des offres aux couples rencontrés en salon ?
Oui, s'ils ont accepté d'être recontactés au moment où ils ont laissé leurs coordonnées. Je mets en place une collecte claire, sur papier ou sur tablette.
Quel outil utiliser pour une wedding planner ?
Souvent un CRM léger relié à un outil de gestion de projets, ou un logiciel pensé pour l'organisation de mariages. Je vous recommande la solution la plus simple, sans abonnement inutile.
Puis-je partager le rétroplanning avec les couples ?
Oui, c'est même rassurant pour eux. On choisit ce qui est partagé, comme les étapes et échéances, et ce qui reste interne, comme vos notes et vos tarifs prestataires.
À quel moment mettre en place le fichier ?
Idéalement en hiver, quand les mariages en cours sont en phase de préparation et non de jour J. Comptez quelques jours pour reprendre les couples en cours, vos prestataires et vos lieux, puis on complète au fil des rendez-vous.
Mes autres services pour wedding planners
Chaque service fonctionne seul, mais ils sont encore plus efficaces ensemble.
On en parle ?
Dites-moi en quelques mots comment vous travaillez aujourd'hui. Je vous recontacte sous 24 h ouvrées pour un appel gratuit de 30 minutes.