Base de données clients pour sophrologue et cabinet de sophrologie
Particuliers, participants aux groupes, entreprises et partenaires : un seul fichier clair pour suivre chacun, relancer au bon moment et protéger ce qui est confidentiel.
Fabien CrézéFondateur de Mon Consultant Digital · Nantes, Saint-Nazaire et à distanceUn fichier qui suit vos trois activités
Entre les clients en séance individuelle, les participants à vos groupes, les contacts en entreprise et les professionnels qui vous connaissent, les informations s'éparpillent vite. On oublie de proposer le groupe suivant, de relancer une entreprise après un atelier, ou de prendre des nouvelles à la fin d'un cycle.
Je mets en place une base simple qui range chaque contact au bon endroit, suit les cycles et les inscriptions, et prépare les relances. Vos notes de séance, qui touchent à la santé et à la vie personnelle, restent séparées et protégées. Le tout dans le respect du RGPD.
Ce que vivent beaucoup de sophrologues
- Des contacts entreprises perdus dans votre boîte mail
- Des participants aux groupes jamais recontactés
- Des notes de séance stockées sans protection
- Un suivi des cycles et des paiements fait à la main
Ce que je mets en place
Des outils simples, adaptés à votre cabinet, que vous saurez utiliser au quotidien.
Fiches par type de contact
Particuliers, participants aux groupes, entreprises, écoles et prescripteurs, chacun avec les informations utiles et rien de plus.
Suivi des cycles
Séances prévues, réalisées et restantes, avec un rappel quand un cycle se termine.
Inscriptions aux groupes
Liste des inscrits, places restantes, liste d'attente et message aux anciens participants à l'ouverture d'un nouveau groupe.
Suivi des entreprises
Devis envoyés, ateliers réalisés et date de relance, pour ne laisser filer aucune demande.
Données sensibles à part
Notes de séance et informations de santé dans un espace sécurisé, séparé du fichier de communication, jamais utilisées pour la prospection.
Conformité RGPD
Consentement clair pour les informations et offres, durées de conservation définies, désinscription facile.
Comment ça se passe
On part de votre façon de travailler, et vous repartez autonome.
Inventaire
On rassemble vos contacts et on les classe par type.
Outil
Je choisis avec vous un outil simple, avec un espace protégé pour les notes.
Mise en place
J'importe, je connecte la réservation et les inscriptions, je prépare les relances.
Prise en main
Je vous forme pour l'utiliser au quotidien en quelques minutes.
Ce que vous y gagnez
- Des groupes remplis par vos anciens participants
- Des entreprises relancées au bon moment
- Des cycles suivis sans erreur
- Des données sensibles protégées comme il se doit
Depuis 2009, je fais grandir des activités dans le digital, notamment comme head of growth chez Gourming, une startup du groupe Le Duff. Aujourd'hui, je mets ces méthodes et l'IA au service des indépendants, avec une approche simple et humaine : moins de temps perdu, plus de clients.
Questions fréquentes
Mes notes de séance sont-elles des données de santé ?
Souvent oui, dès qu'elles concernent le sommeil, l'anxiété ou l'état physique. Elles demandent une protection renforcée et ne doivent jamais servir à envoyer des offres. Je vous aide à les séparer du reste.
Faut-il un hébergement particulier pour ces notes ?
Selon ce que vous conservez et l'outil utilisé, des règles plus strictes peuvent s'appliquer aux données de santé. On vérifie ensemble et on choisit une solution adaptée, sans complexité inutile.
Puis-je informer mes anciens clients d'un nouveau groupe ?
Oui s'ils ont accepté de recevoir vos informations. Je mets en place une case claire au moment de la réservation, et un lien de désinscription dans chaque message.
Quel outil choisir ?
Ça dépend de votre volume et de vos habitudes : logiciel de rendez-vous avec fichier clients, CRM léger ou tableur bien organisé au départ. Je vous conseille le plus simple qui suffit.
Comment suivre un protocole de dix séances avec chaque client ?
La fiche client indique le nombre de séances prévues, celles déjà faites et la date de la prochaine. Un rappel vous signale ceux qui ont arrêté en cours de route.
Mes autres services pour sophrologues
Chaque service fonctionne seul, mais ils sont encore plus efficaces ensemble.
On en parle ?
Dites-moi en quelques mots comment vous travaillez aujourd'hui. Je vous recontacte sous 24 h ouvrées pour un appel gratuit de 30 minutes.