Base de données clients pour organisateur d'événements et agence événementielle
Clients, décideurs, prestataires, lieux et projets en cours au même endroit, et des listes de participants gérées proprement, dans le respect du RGPD.
Fabien CrézéFondateur de Mon Consultant Digital · Nantes, Saint-Nazaire et à distancePourquoi un fichier clients change tout
Une agence événementielle manipule beaucoup de contacts : clients et décideurs, lieux, traiteurs, techniciens, animateurs, et parfois des centaines de participants avec leurs inscriptions, leurs régimes alimentaires et leurs besoins d'accessibilité. Quand tout repose sur des tableurs et des mails, on perd des relances et on garde des données plus longtemps que nécessaire.
Je mets en place une base simple, adaptée à votre agence : un CRM pour les clients et les projets, un carnet de prestataires et de lieux, et des règles claires pour les données des participants. Le tout dans le respect du RGPD.
Ce que vivent beaucoup de organisateurs d'événements
- Des projets en cours suivis dans des tableurs différents
- Des prestataires et lieux notés dans les téléphones de chacun
- Des listes de participants conservées sans limite
- Des clients récurrents jamais recontactés à temps
Ce que je mets en place
Des outils simples, adaptés à votre agence, que votre équipe saura utiliser au quotidien.
Suivi des projets
Chaque projet suit des étapes claires : brief, recommandation, devis, validation, événement, bilan. Toute l'équipe voit où on en est.
Clients et décideurs
Chaque entreprise avec ses interlocuteurs et leur rôle, pour garder la relation même quand quelqu'un change de poste.
Carnet de lieux et prestataires
Capacités, tarifs constatés, contacts, retours d'expérience : votre réseau, partagé par toute l'équipe.
Événements récurrents
Les dates des séminaires et soirées annuels de vos clients, avec un rappel plusieurs mois avant.
Données des participants
Inscriptions, régimes alimentaires et besoins d'accessibilité collectés au strict nécessaire, accessibles aux seules personnes concernées, puis supprimés après l'événement.
Conformité RGPD
Bases légales claires, durées de conservation définies, et des accords simples avec vos clients et prestataires sur le partage des données.
Comment ça se passe
On part de votre façon de travailler, et vous repartez autonome.
Inventaire
On rassemble vos clients, prestataires et projets existants et on fait le tri.
Outil
Je choisis avec vous un CRM simple, partageable par l'équipe.
Mise en place
J'importe les données, je connecte le brief du site et je prépare les rappels.
Prise en main
Je forme votre équipe pour l'utiliser au quotidien.
Ce que vous y gagnez
- Des projets suivis par toute l'équipe, sans perte
- Des clients récurrents recontactés au bon moment
- Un réseau de prestataires partagé
- La tranquillité d'être en règle avec le RGPD
Depuis 2009, je fais grandir des activités dans le digital, notamment comme head of growth chez Gourming, une startup du groupe Le Duff. Aujourd'hui, je mets ces méthodes et l'IA au service des indépendants, avec une approche simple et humaine : moins de temps perdu, plus de clients.
Questions fréquentes
Les allergies et besoins d'accessibilité des participants sont-ils des données sensibles ?
Certaines, comme les allergies ou un handicap, relèvent de la santé. Il faut les collecter au strict nécessaire, en informant les participants, les partager uniquement avec le prestataire concerné, et les supprimer après l'événement.
Pouvons-nous réutiliser les listes de participants pour notre prospection ?
Non, en général. Ces données appartiennent au projet de votre client et ont été collectées pour l'événement. Les réutiliser pour votre propre prospection n'est pas permis sans base légale claire.
Ai-je le droit de prospecter des entreprises ?
Pour des professionnels, une prospection en lien avec leur activité est en général possible, à condition qu'ils puissent s'y opposer simplement. Je vous explique les règles.
Quel outil utiliser pour une agence événementielle ?
Souvent un CRM léger avec suivi de projets, et un outil d'inscription pour les participants. Je vous recommande la solution la plus simple, sans abonnement inutile.
Combien de temps pour reprendre nos données ?
Tout dépend du nombre de clients, de lieux et de prestataires à rassembler. On commence par les projets des deux dernières années et les partenaires actifs, puis on complète l'historique au fil de l'eau.
Mes autres services pour organisateurs d'événements
Chaque service fonctionne seul, mais ils sont encore plus efficaces ensemble.
On en parle ?
Dites-moi en quelques mots comment vous travaillez aujourd'hui. Je vous recontacte sous 24 h ouvrées pour un appel gratuit de 30 minutes.