Base de données clients pour naturopathe
Un fichier clients bien organisé vous permet de suivre chaque programme, de relancer au bon moment et d'inviter vos clients à vos ateliers, tout en protégeant ce qu'ils vous confient.
Fabien CrézéFondateur de Mon Consultant Digital · Nantes, Saint-Nazaire et à distanceDeux fichiers, deux usages
Un naturopathe recueille beaucoup d'informations personnelles : habitudes de vie, alimentation, sommeil, antécédents, traitements en cours. Ce sont des données de santé, très protégées par le RGPD. Elles ne doivent pas se retrouver dans le même outil que vos invitations aux ateliers.
Je vous aide à organiser deux espaces distincts : le dossier de suivi, sécurisé, réservé à l'accompagnement, et un fichier de contacts pour l'administratif et la communication, avec l'accord des personnes. Ainsi, vous suivez vos clients sérieusement et vous restez en règle.
Ce que vivent beaucoup de naturopathes
- Des questionnaires de bilan stockés dans vos mails ou sur un ordinateur non protégé
- Aucun rappel quand une séance de suivi est due
- Des forfaits suivis de mémoire ou sur papier
- Une newsletter jamais lancée, faute de savoir à qui l'envoyer légalement
Ce que je mets en place
Des outils simples, adaptés à votre cabinet de naturopathie, que vous saurez utiliser au quotidien.
Dossier de suivi sécurisé
Un outil dont l'hébergement est adapté aux données de santé, pour vos questionnaires, notes de bilan et programmes d'hygiène de vie.
Fichier de contacts séparé
Coordonnées, dates de rendez-vous, forfait en cours et préférences de contact, sans aucune information de santé.
Questionnaire préalable
Un formulaire en ligne envoyé avant le bilan, qui arrive directement dans le dossier sécurisé, sans passer par vos mails.
Suivi des forfaits
Séances restantes, date de la prochaine séance prévue et paiements : tout est visible en un coup d'œil.
Relances et invitations
Rappel de séance de suivi, invitation à un atelier ou à un programme de saison, envoyés seulement aux personnes qui ont donné leur accord.
Règles RGPD simples
Consentement clair, données limitées au nécessaire, durées de conservation et procédure si un client demande l'effacement de ses données.
Comment ça se passe
On part de votre façon d'accompagner, et vous repartez autonome.
Inventaire
On fait le point sur ce que vous collectez aujourd'hui et où c'est rangé.
Outils
Je vous aide à choisir un outil de suivi adapté aux données de santé et un fichier de contacts simple.
Mise en place
J'importe les données utiles, je crée le questionnaire et les premières relances.
Prise en main
Je vous forme pour l'utiliser au quotidien en quelques minutes.
Ce que vous y gagnez
- Des programmes suivis sans rien oublier
- Plus de séances de suivi réellement prises
- Des ateliers de saison complets grâce à votre propre liste
- Des bilans de vitalité protégés comme des données de santé
Depuis 2009, je fais grandir des activités dans le digital, notamment comme head of growth chez Gourming, une startup du groupe Le Duff. Aujourd'hui, je mets ces méthodes et l'IA au service des indépendants, avec une approche simple et humaine : moins de temps perdu, plus de clients.
Questions fréquentes
Les informations de mes bilans sont-elles des données de santé ?
Oui, dans la grande majorité des cas : alimentation, sommeil, antécédents, traitements. Elles demandent une protection renforcée et un hébergement adapté quand elles sont stockées en ligne.
Puis-je envoyer mes conseils de saison par mail ?
Oui, aux personnes qui l'ont accepté au moment du bilan ou sur le site. Le choix des destinataires ne repose jamais sur leurs informations de santé : un même message de saison pour tous les inscrits.
Quel outil choisir pour un cabinet de naturopathie ?
Ça dépend de votre volume et de vos habitudes. Il existe des logiciels de suivi pour praticiens, des outils de prise de rendez-vous et des outils d'emailing. Je vous recommande le plus simple qui respecte ces règles, sans abonnement inutile.
Combien de temps garder les dossiers de mes clients ?
Il faut définir une durée raisonnable, liée à votre accompagnement, et l'indiquer à vos clients. Je vous aide à fixer cette règle et à mettre en place la suppression des anciens dossiers.
Combien de temps pour organiser tout cela ?
Si vos bilans tiennent dans un seul outil, quelques jours. S'il faut reprendre des questionnaires papier et des fichiers dispersés, prévoyez plutôt trois à quatre semaines.
Mes autres services pour naturopathes
Chaque service fonctionne seul, mais ils sont encore plus efficaces ensemble.
On en parle ?
Dites-moi en quelques mots comment vous travaillez aujourd'hui. Je vous recontacte sous 24 h ouvrées pour un appel gratuit de 30 minutes.